La tecnologia ha innovato in modo straordinario anche il settore della raccolta fondi, che trova sempre più sbocchi sui media e sulle piattaforme digitali. Nonostante quest’autentica rivoluzione, l’attività di fundraising online non ha soppiantato completamente i tradizionali metodi di raccolta. Come organizzare, dunque, una manifestazione finalizzata alla raccolta dei fondi per un’attività di beneficienza? Il primo passo per una buona riuscita dell’evento è chiarire gli obiettivi che si ha intenzione di raggiungere. Sarà, dunque, fondamentale decidere se la manifestazione ha come fine raccogliere risorse economiche oppure far conoscere l’associazione, potenziando la rete dei sostenitori, da tramutare in donatori solo in un secondo momento.
Qualunque sia la strada da percorrere, evento, cena o gala, la chiarezza è l’elemento centrale.
Infatti, se si sceglie di organizzare una manifestazione per la raccolta dei fondi, sarà buona pratica annunciarlo subito ai propri ospiti, chiarendo i progetti che si sostengono e per cui si avvia la campagna.
Decidere, poi, la portata delle donazioni che si intende raggiungere sarà un valido strumento per un’adeguata pianificazione delle attività.
La pianificazione dell’evento, sia esso anche un party o riunione sociale, parte con la programmazione delle risorse economiche che si hanno a disposizione e necessarie per l’organizzazione: catering, affitto degli spazi, personale da arruolare, intrattenimento, logistica…
In seguito, sarà necessario stabilire le persone da convocare, decidendo se riservare gli inviti ad un gruppo scelto (selezionando per età, sesso, settore professionale di riferimento, nuovi entrati, donatori “storici”), oppure aprire la partecipazione ad un più vasto numero di persone.
Qualora si scelga di individuare uno specifico target di persone, è consigliabile organizzare l’evento in base all’età dei convenuti: concerto o evento musicale per i più giovani e dinamici; cena e intrattenimento più soft per un pubblico più adulto. Inoltre, si potrebbe scegliere di invitare solo i donatori più fidelizzati, coloro che hanno mostrato continuo interesse per l’associazione. Proprio perché si riserva un evento a questa particolare categoria di invitati, sarà buona pratica evitare di chiedere espressamente una donazione, premiando la generosità mostrata nel tempo attraverso un riconoscimento a loro dedicato. L’invito di artisti, cantanti e personaggi di spessore potrebbe conferire un tocco in più alla manifestazione, solleticando maggiormente l’interesse dei partecipanti. La buona riuscita dell’evento si basa anche su un’attenta programmazione della fase logistica, per evitare il sopraggiungere di imprevisti, che potrebbero disseminare di ostacoli e difficoltà l’organizzazione della manifestazione. Dunque, sarà necessario attivarsi con il giusto anticipo, per curare al meglio ogni particolare.
Ovviamente l’evento va pubblicizzato nel miglior modo possibile; pertanto, si potrà prevedere la programmazione di una campagna di comunicazione attraverso tutti i mezzi social a disposizione o usando la chat privata di Whatsapp, qualora si intrattenga un rapporto di particolare confidenza con gli invitati.
Al termine dell’evento di raccolta fondi, non bisogna dimenticare le buone maniere ed un grazie ai partecipanti è d’obbligo.
I ringraziamenti possono tenersi nel corso della manifestazione e ripetersi anche nei giorni successivi, attraverso i social e le mail.
La pubblicazione e la diffusione delle foto dell’evento sono buona regola da seguire, per dare una maggiore visibilità agli invitati e incoraggiare la loro presenza alla prossima manifestazione di raccolta fondi.